個人情報の取り扱いについて

pdfはこちらからダウンロードできます。

個人情報の利用目的について
当社は、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、その都度、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、 本人の同意を得ることを基本と致します。また、その目的の範囲内で利用することと致します。 それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせて頂きます。 ただし、以下の(1)~(3)の場合は除きます。 なお、あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、本人の同意を頂いた上で利用することと致します。 (1) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データを委託される場合の取得 (2) 合併、分社、その他の事由による事業の承継に伴って個人データを取得する場合 (3) 特定の者との間で個人データを共同利用する場合の取得 今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、又は本ページにて告知する(本人が容易に知り得る状態に置く)こととします。 ・個人データを特定の者との間で共同して利用する旨 ・共同して利用される個人データの項目 ・共同して利用する者の範囲 ・利用する者の利用目的 ・当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
全ての「保有個人データ」の利用目的について
当社の「保有個人データ」の「利用目的」は次のとおりです。
 個人情報の種類 利用目的
① お取引先の皆様(役員、社員等)に関する保有個人データ 1.業務上、必要な諸連絡を継続的に行う(お問合せ対応含む) 2.電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付 3.ご注文いただいた各種サービスの遂行(契約の履行)、又は商品の発送 4.取引先情報管理(見積書・請求書管理、支払処理・入金管理)
② 株主の皆様及び当社役員に関する保有個人データ 1.商法に基づく権利の行使・義務の履行 2.法令に基づく株主管理(株主データ作成等)
③ 当社主催の各種フェア及びセミナーに参加された皆様に関する保有個人データ 1.当社担当者がご参加者と、業務上、必要な連絡を行う(お問合せ対応含む) 2.電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付 *上記の目的に必要な範囲で、当社の業務パートナー、セミナー共催者等に提供することがございます。
④ 履歴書等、当社求人への応募者皆様に関する保有個人データ 1.応募者(インターンシップを含む)への採用情報等の提供・連絡及び採用選考 2.当社での採用業務管理
⑤ 上記①~④以外で、当社へお問合せされた皆様、及び当社に来社された皆様に関する保有個人データ 1.当社担当者が業務上、必要な連絡を行う(お問合せ対応含む) 2.当社社屋施設への入退館管理
*なお、上記、利用目的に変更が出た場合、改めてお客様本人の同意を得ることとします。
個人情報の「第三者提供」について
 当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。 ただし、当社は下記の場合のほか、利用目的記載の目的達成に必要な範囲で、株主及び当社役員の個人情報を指定金融機関及びその他の第三者に提供することがあります。 この場合の提供情報は氏名、住所、電話番号、年齢、生年月日、持ち株数、経歴等で、印刷物等により提供します。またご本人から情報提供停止のお申出があった場合、 その提供を停止します。 ・法令に基づく場合 ・人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合 ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合 ・国の機関や地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合 ・利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合 ・合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
安全管理のために講じた措置
 当社では、個人情報の適正な取り扱いの確保について組織として取り組むために、トップマネジメントが個人情報保護方針を策定、この基本方針に従った個人情報管理規則やガイドラインなどの社内規定を策定しています。このような規程の整備とともに、実際に個人情報を取り扱うにあたり、4つの側面(組織的、人的、物理的、技術的)から以下の具体的な安全管理措置を講じています。 組織的措置 ・組織体制の整備 ・規律に従った運用 ・取扱状況を確認する手段の整備 ・漏えいなどの事案に対応する体制の整備 ・取り扱い状況把握および安全管理措置の改善 ・点検、監査 人的措置 ・適正な取り扱いに係る周知徹底、定期的な教育・訓練 物理的措置 ・建屋、室内の入退出管理 ・機器、媒体、書類などの盗難、紛失防止策 ・削除、廃棄時の漏えい防止策 技術的措置 ・不正アクセス、不正ソフトウェア対策 ・アクセス権限の管理、認証 ・移送、通信時の対策 ・情報システムの監視
個人情報の利用目的通知、開示、訂正、削除および利用停止について
 当社では、保有するお客様の個人情報について、その本人またはその代理人から、開示・変更・消去・利用停止、第三者提供の停止等の求めに対応させて頂いております。 開示の対象としている「開示対象個人情報」の項目は以下のとおりです。 ・担当者(又は代表者)氏名 ・住所 ・電話番号 ・FAX番号 ・メールアドレス *お客様によっては、当社で一部保有していない項目もございます。ご了承下さい。
苦情および相談への対応について
個人情報の取り扱いに関するお問合せ窓口/苦情の申出先 当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せ及び苦情については、下記までお申し出下さい。 【苦情および相談窓口】 株式会社 創和ビジネス・マシンズ 個人情報保護管理責任者 : 上原 貴 TEL 098-855-5550
※ご来社について 直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。 当社が所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先 認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会 苦情の解決の申出先:個人情報保護苦情相談室 住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F 電話番号:03-5860-7565、0120-700-779